09/04/2025 46
Nhiều chủ shop online, đặc biệt là những người đang “ăn nên làm ra” trên các sàn như Shopee, TikTok Shop… từng ít nhất một lần tự hỏi: “Có nên lên công ty không?”
Thoạt đầu, việc “lên công ty” nghe có vẻ chỉ là chuyện đổi một cái giấy phép kinh doanh. Nhưng thực tế, đây là một bước chuyển mình toàn diện — từ tư duy kinh doanh, mô hình tổ chức, cho đến nghĩa vụ thuế và pháp lý.
| Tiêu chí | Hộ kinh doanh | Công ty (TNHH/CP) |
|---|---|---|
| Pháp lý | Cá nhân đứng tên | Pháp nhân độc lập |
| Thuế | Khoán hoặc theo quý | Kê khai hàng tháng/quý, thuế GTGT, TNDN |
| Trách nhiệm | Vô hạn | Hữu hạn theo vốn góp |
| Quản lý | Đơn giản | Có bộ máy rõ ràng |
| Kế toán | Có thể không cần kế toán | Bắt buộc có kế toán, báo cáo tài chính |
Việc chuyển đổi từ hộ sang công ty sẽ đem lại nhiều lợi ích như mở rộng quy mô, tăng uy tín, tiếp cận đối tác lớn và hỗ trợ gọi vốn. Tuy nhiên, nó cũng đòi hỏi bạn phải “sẵn sàng toàn diện”.
Một kế toán viên dày dạn từng chia sẻ: “Người ta nghĩ đơn giản là đổi cái tên trên giấy phép. Nhưng thật ra là đổi cả một hệ thống phía sau.”
Lý do chính khiến nhiều doanh nhân trẻ “vỡ trận” sau khi thành lập công ty:
Chưa hiểu luật: Tưởng mọi chi phí đều được khấu trừ.
Không có hệ thống vận hành bài bản.
Không có nhân sự đủ năng lực xử lý sổ sách, BHXH, hóa đơn, thuế TNCN.
Sự thiếu chuẩn bị này không chỉ khiến bạn bị phạt hành chính, mà còn dẫn đến thất thoát tài chính nghiêm trọng.
Khi còn là hộ kinh doanh, bạn có thể linh hoạt thu – chi và ít bị kiểm tra khắt khe. Nhưng khi đã “lên công ty”, thì mọi dòng tiền đi – vào tài khoản ngân hàng công ty đều bị “soi kỹ”:
Sàn TMĐT (Shopee, TikTok, Lazada…) kết nối thẳng với cơ quan thuế.
Ngân hàng doanh nghiệp và cổng thanh toán bắt buộc phải minh bạch.
Hóa đơn đầu vào – đầu ra phải rõ ràng, hợp lệ.
Nói cách khác, thuế sẽ nắm rõ bạn “kiếm được bao nhiêu” và bạn phải kê khai đúng – đủ – kịp thời.
Rất nhiều chủ doanh nghiệp mới “ngã ngửa” vì những chi phí tưởng được khấu trừ – nhưng lại KHÔNG được tính vào đầu vào:
Chạy ads Facebook, TikTok, Google Ads: Không có VAT nếu thanh toán cá nhân.
Thuê KOL/KOC tự do: Không xuất hóa đơn, không khấu trừ được.
Thuê văn phòng, trả lương nhân viên: Không có hóa đơn VAT nhưng vẫn là chi phí bắt buộc.
Hậu quả? Bạn vẫn phải nộp đủ thuế GTGT, dù đã chi rất nhiều. Nếu không nắm kỹ cách tính và hạch toán, càng bán càng… lỗ.
Bạn nghĩ chỉ cần thuê kế toán ngoài là xong? Không hẳn!
Kế toán là người giữ cho công ty an toàn trước cơ quan thuế. Nếu không đủ kinh nghiệm xử lý:
Báo cáo sai, nộp chậm → Bị phạt hành chính, bị truy thu.
Không tính BHXH đúng cách → Rủi ro kiện tụng, mất uy tín.
Không biết phân loại chi phí hợp lý → Tăng thuế, giảm lãi.
Đó là lý do vì sao kế toán giỏi = tài sản quý giá nhất của một công ty nhỏ.
Phần mềm kế toán như MISA, FAST, AMIS… là công cụ rất hữu ích, nhưng nếu người dùng:
Không hiểu luật thuế
Không kiểm soát tốt chứng từ
Nhập liệu sai từ đầu
Thì hệ thống vẫn... sai như thường. Điều quan trọng là người điều hành phải có kiến thức nền hoặc tìm được người hiểu sâu để vận hành đúng cách.
Để giảm rủi ro và tăng tính tự động, bạn nên bắt đầu từ một bộ công cụ đơn giản nhưng hiệu quả:
| Vấn đề | Giải pháp công nghệ |
|---|---|
| Quản lý đơn hàng TMĐT | GoSELL, Haravan, Sapo |
| Kế toán – Thuế | MISA AMIS, Fast, Base Accounting |
| Theo dõi dòng tiền, chi phí | Zoho Books, Google Sheet chuẩn mẫu |
| Gửi hóa đơn điện tử | M-Invoice, VNPT Invoice |
| Quản lý khách hàng | Hubspot CRM (miễn phí), Getfly CRM |
Chỉ cần thiết lập đúng từ đầu, bạn sẽ tránh được 80% rắc rối thường gặp sau khi “lên công ty”.
Để không bị choáng ngợp khi bước vào “cuộc chơi mới”, bạn cần chuẩn bị tư duy phù hợp. Ba yếu tố sau sẽ quyết định bạn “lên level” mượt mà hay “vấp té giữa đường”:
Không thể điều hành công ty bằng sổ tay, tin nhắn Zalo, hay file Excel rời rạc.
Cần có quy trình rõ ràng: Từ bán hàng, giao nhận, đến kế toán, báo cáo thuế.
Công nghệ giúp bạn giảm nhân sự, tăng hiệu quả.
Phần mềm tốt giúp tiết kiệm thời gian, phát hiện sai sót sớm và chuẩn hóa quy trình.
Thay vì “chạy theo thị trường” kiểu ăn xổi, bạn cần tư duy bền vững, dài hạn.
Không “né thuế”, mà tối ưu hợp lý – đúng luật.
Không làm mọi thứ một mình, mà xây dựng đội ngũ chuyên trách.
Nếu bạn đang cân nhắc việc lên công ty, dưới đây là lộ trình cụ thể để chuẩn bị kỹ càng:
Đánh giá lại doanh thu, lợi nhuận, chi phí hiện tại
Tư vấn với kế toán – luật sư để xác định loại hình phù hợp (TNHH, cổ phần,...)
Chuyển đổi tài khoản ngân hàng cá nhân sang tài khoản doanh nghiệp
Đăng ký phần mềm hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán chính quy
Xây dựng checklist chứng từ: hóa đơn đầu vào – đầu ra, hợp đồng, bảng lương...
Tuyển hoặc thuê kế toán vận hành
Đăng ký BHXH cho nhân viên (nếu có)
Tạo dashboard theo dõi doanh thu – chi phí – lợi nhuận theo tháng
Không phải ai cũng cần “lên công ty” ngay lập tức. Dưới đây là những tình huống bạn nên tiếp tục làm hộ kinh doanh:
Doanh thu < 100 triệu/tháng và ổn định.
Không có nhu cầu mở rộng, gọi vốn, ký hợp đồng với đối tác lớn.
Chưa có thời gian, nhân sự để quản lý hệ thống kế toán – thuế chặt chẽ.
Lưu ý: “Nửa vời” là con đường nhanh nhất dẫn đến sai sót – thậm chí là bị phạt hoặc truy thu thuế.
Nếu bạn chuẩn bị đúng, thì chuyển sang công ty mang lại nhiều lợi ích hơn bạn tưởng:
Uy tín với đối tác, ngân hàng, khách hàng lớn.
Dễ mở rộng quy mô kinh doanh, gọi vốn, franchise.
Tối ưu thuế hợp lý, không bị động khi thanh tra.
Quản lý dòng tiền, chi phí chặt chẽ hơn.
Bạn đang đi từ “người bán hàng” trở thành một nhà điều hành doanh nghiệp thực thụ.
Một chia sẻ từ Hùng Nguyễn MFA sau cuộc trò chuyện với bạn kế toán:
“Chuyển đổi mô hình lên công ty không đáng sợ, chỉ sợ chúng ta không có hệ thống để xử lý nó. Nếu áp dụng công nghệ đúng, thì từ vận hành đến thuế – không còn là ác mộng.”
Câu chuyện thực tế luôn là minh chứng rõ nhất: Thành công không đến từ ngẫu nhiên, mà từ sự chuẩn bị kỹ lưỡng.
“Lên công ty không phải bằng cách chạy cho kịp, mà là lên với tư thế sẵn sàng.”
Hãy nhìn chuyển đổi này như một bước tiến chuyên nghiệp, mở đường cho tương lai chứ không phải gánh nặng. Hãy học cách vận hành một doanh nghiệp đúng nghĩa chứ không chỉ là người bán hàng nhiều đơn.
Không nên. Công ty bắt buộc phải có kế toán để thực hiện kê khai thuế, báo cáo tài chính và lập hóa đơn hợp lệ.
Không. Tuy nhiên, nếu cơ quan thuế phát hiện hộ kinh doanh đã có doanh thu lớn nhưng không kê khai đúng, họ có thể yêu cầu giải trình.
Khi doanh thu từ 100 triệu/tháng trở lên và bạn muốn mở rộng, ký kết hợp đồng lớn.
Không có mức bắt buộc cụ thể. Nhưng khi bạn cần hóa đơn GTGT hoặc muốn làm việc với doanh nghiệp lớn thì nên lên công ty.
Không bắt buộc, nhưng nên dùng. Phần mềm giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
Có, nếu bạn có nhân viên ký hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên.
“Lên công ty có phải là chuyện đáng sợ?” Câu trả lời là: KHÔNG, nếu bạn có:
Hệ thống vận hành đúng cách
Công nghệ phù hợp
Nhân sự và tư duy bài bản
Hãy bước lên nấc thang mới với tư thế vững vàng – thay vì bị ép buộc hoặc đi theo đám đông.
🎯 Nếu bạn đang chuẩn bị “lên công ty” và cần hỗ trợ:
💬 Comment “TÔI CẦN LỘ TRÌNH LÊN CÔNG TY”
Mình sẽ gửi bạn checklist công nghệ & quy trình tài chính tối giản để chuyển đổi nhẹ nhàng và an toàn.
